海外在住の日本人が不動産登記をするときの必要書類―在留証明・署名証明
昨今のグローバル化の中、海外に住所をお持ちの方は少なくない世の中となりました。
外国にお住まいの日本人から、日本国内の不動産に関する登記手続をご依頼いただく機会が増えています。海外に拠点はあるけれど、日本に帰ったときに住む家を買いたい、とか、不動産を相続することになった、とか、いろいろな場面があります。ところが、海外にお住まいの場合は、日本に「住民票がない」「印鑑証明書がない」などの課題があります。
特に2024年4月1日の不動産登記法の改正により、国内非居住者や外国人に関する登記事項が大幅に追加・変更されました。登記事項が増えたりなど、実務は一段と複雑化した現在では、書類の正確な準備が必須となっています。そこで今回は、「海外在住の日本人」について登記のときに必要な書類のうち、在留証明と署名証明について司法書士が解説します。
海外在住者の登記で必要になる主な証明書
海外在住の日本人が不動産登記を行う場合、一般に問題となるのは「登記簿に記載される住所の証明」と「本人性と登記申請意思の確認」です。
在留証明書の主な役割は、 外国における住所や居住期間を証明することであり、 日本国内の書類に例えると、住民票です。住所の証明書となりうる書類ということです。
署名証明書は、 本人が、文書に署名したことを証明するものであり、日本国内の書類としては、印鑑証明書 のような役割です。本人性と登記申請意思の担保をすることが可能な書類、ということです。
ただし、すべての登記で両方が必要になるわけではありません。必要書類は、登記の種類、登記簿に記録されている住所、取得する不動産の状況などによって変わります。
在留証明書とは
在留証明書は、外国にお住まいの日本人が、外国のどこに住所、つまり生活の本拠を有しているか、または過去にどこに住所を有していたかを、住所地を管轄する日本大使館や総領事館などの在外公館が証明するものです。
日本に住民登録がない海外在住者にとって、在留証明は住民票に代わる住所証明として利用されます。
在留証明では、基本となる現住所のほか、必要に応じて次の事項を証明してもらえる場合があります。
– 外国における過去の住所
– 過去の住所から現住所までの住所の変遷
– 住所を定めた年月
– 日本の本籍地
どこまでの記載が必要かは、登記手続の内容によって異なります。
在留証明書が必要なときとは
＜日本の不動産を購入するとき＞
新たに所有者として登記される方は、住所を証明する情報を提出します。
日本国内に住民票がない方は、一般に、現住所が記載された在留証明書を使用します。通常は現住所の証明が中心です。
＜相続によって日本の不動産を取得するとき＞
上記の不動産購入時と同じく、新たに所有者として登記される場合は、住所証明が必要です。
また、遺産分割協議書を作成する場合には、署名証明も必要になるのが一般的です。手続によっては、本籍地を記載した在留証明書を準備することがあります。
＜ 登記簿上の住所を現在の海外住所へ変更するとき＞
日本の不動産を所有している方が海外へ転居した場合や、海外で転居した場合には、登記簿上の住所から現住所までのつながりを証明しなければなりません。この場合、現住所だけを記載した在留証明書では足りず、ケースによっては次のような書類が必要になることがあります。
– 日本の最後の住所が分かる住民票の除票
– 戸籍の附票
– 過去の住所を記載した在留証明
– 現地の公的機関が発行した住所証明書
– 賃貸借契約書や公共料金の請求書などの補足資料
住所の沿革を公的書類だけで完全に証明できない場合には、上申書、登記識別情報、本人確認資料、署名証明などを組み合わせて対応する必要があります。
在留証明書の取得に必要な事項
外務省の案内では、在留証明の申請に必要となる主な書類として、次のものが挙げられています。
基本書類
1. 有効な日本国旅券など、日本国籍と本人確認ができる書類
2. 現住所を確認できる書類
3. 現在の住所に住み始めた時期を確認できる書類
4. 本籍地を番地まで記載する場合は、戸籍謄本または戸籍抄本など
住所確認書類には、次のようなものがあります。
– 現地官公署が発行した滞在許可証
– 現地の運転免許証
– 納税証明書
– 公共料金の請求書
– 現地警察などが発行した居住証明書
– 賃貸借契約書
書類には、本人の氏名、住所、発行日または居住開始時期などが明確に記載されていることが重要です。
〇過去の住所も証明してもらう場合
住所の変遷を記載してもらう場合には、過去の各住所について居住の事実や期間を確認できる資料が必要です。
必要な資料や認められる書類は、国や在外公館によって異なることがあります。申請前に、証明を受ける在外公館へ確認してください。
在留証明書を取得するときの注意点
在留証明書は、取得する前に、必要な記載事項を確認することをおすすめします。
特に、住所変更登記で住所の変遷が必要なのに、現住所だけの証明を取得すると、再度申請しなければならない可能性があります。
また、証明のオンライン申請を受け付けている在外公館もあります。一方で、交付方法、本人確認の方法、予約の要否、郵送対応の有無などは在外公館によって異なります。
必ず、ご自身の住所地を管轄する在外公館の最新案内をご確認ください。
そして、「提出理由」と「提出先」を具体的にすることが必要です。
在留証明願の提出理由は、例えば次のように記載します。
ｆ- 日本国内の不動産購入のため
– 所有権登記名義人住所変更登記のため
– 相続登記のため
– 遺産分割協議のため
提出先については、「法務局」「司法書士」など、在外公館および依頼先司法書士の案内に従って記載します。
そして重要な点は、 外国語の書類には日本語訳が必要になるということです。
外国語で作成された書類を法務局へ提出する場合、原則として日本語の訳文も必要です。
誰が翻訳するか、どの範囲を訳すかも含め、事前に司法書士などへご相談されるのをおすすめします。
署名証明書とは
署名証明書は、海外在住の日本人が文書にした署名が、本人によってされたものであることを証明する書類です。
日本国内に住民登録がない場合、通常は印鑑登録もないため、印鑑証明書を取得できません。そこで、不動産登記など日本国内の手続では、印鑑証明書に代わるものとして署名証明を利用します。
在外公館の署名証明には、主に次の2つの形式があります。
– 形式1：署名した文書と証明書を綴り合わせて証明する形式
– 形式2：署名そのものを単独で証明する形式
不動産登記では、司法書士が作成した委任状や遺産分割協議書などと署名証明を一体にする「形式1」を利用することが多くあります。ただし、適切な形式は提出書類や登記内容によって異なります。
署名証明書が必要なときとは
署名証明書は、例えば次の手続で必要になります。
＜日本の不動産を売却するとき＞
売主は、所有権移転登記に必要な委任状などへ署名し、印鑑証明書に代わる署名証明を添付するのが一般的です。このほか、登記識別情報または登記済証、本人確認資料、住所変更を証明する書類などが必要になります。
＜ 遺産分割協議書へ署名するとき＞海外在住の相続人が遺産分割協議に参加する場合、遺産分割協議書に本人が署名したことを証明するため、署名証明を取得するのが一般的です。
＜登記識別情報を提出できないとき＞
不動産の売却や一部の住所変更登記などで、登記識別情報または登記済証を提出できない場合には、本人確認のための追加手続や資料が必要になることがあります。
具体的な対応方法は、登記の種類と事情によって異なりますので、早めに司法書士などへご相談がおすすめです。
署名証明書の取得に必要な書類
在外公館で証明してもらう際の主な必要書類は次のとおりです。
– 有効な日本国旅券などの本人確認書類
– 署名前の委任状、遺産分割協議書など
– 在外公館から指定された申請書その他の書類
署名証明は領事の面前で署名することが必要なため、原則として代理申請や郵便申請はできません。
自宅などで先に署名してしまうと、その署名を抹消し、領事の面前で改めて署名しなければならないことがあります。先に署名すべき書類を受け取っても、指示があるまでは署名しないようにしてください。
「国内連絡先」の登記
2024年4月1日以降、海外に住所がある方が新たに不動産の所有権の登記名義人となる場合には、原則として、日本国内の連絡先となる方の氏名・住所などを登記申請の際に提供します。
海外在住の日本人も対象です。
国内連絡先となる方は、親族などの個人に限られず、法人、不動産関係事業者などでも差し支えありません。
国内連絡先を定める場合には、一般に次のような書類が必要です。
– 国内連絡先となる方の承諾書
– 国内連絡先となる方の印鑑証明書
– 国内連絡先の住所や営業所を証明する書類
国内連絡先となる方がいない場合には、「国内連絡先となる者がない」旨を申請することもできます。その場合、上申書が必要になることがあります。
海外住所への住所変更登記をする場合も、国内連絡先がまだ登記されていなければ、同様の手続が必要になることがあります。
住所変更登記の義務化
2026年4月1日から、不動産の所有者は、氏名または住所に変更があった日から2年以内に変更登記を申請することが法律上の義務となりました。
海外への転居や、海外での転居も対象です。
2026年4月1日より前に住所が変わっており、現在も変更登記をしていない場合は、原則として2028年3月31日までに申請する必要があり、正当な理由なく申請を怠った場合には、5万円以下の過料の対象となる可能性があります。
海外で複数回転居している場合、時間が経つほど過去の住所を証明する資料の収集が難しくなります。登記簿上の住所が古いままになっている方は、早めに確認することをおすすめします。
事前の相談がおすすめ
海外在住者の不動産登記では、在留証明書や署名証明書を取得する前の準備が特に重要です。
証明書を取得した後に不備が判明すると、在外公館への再訪問が必要になり、登記完了までに長い時間を要することがあります。海外から日本の不動産を購入・売却する方、相続登記をする方、登記簿上の住所を変更したい方は、在外公館へ申請する前にぜひ司法書士などの専門家にご相談くださいね。
当事務所では、初回のご相談を無料で承っております。お電話（026ｰ403-0218）又は、LINE、又は本ホームページのお問合せフォームから、お気軽にどうぞ！
※本記事は一般的な不動産登記手続について説明したものです。必要書類は、登記の内容、住所の履歴、在留国、管轄法務局および在外公館の取扱いによって異なります。個別の案件については、司法書士および管轄する在外公館へご確認ください。
### 参考となる公的情報
– [外務省「在外公館における証明」](https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000554.html)
– [外務省「証明のオンライン申請を受け付けている在外公館」](https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page26_000068.html)
– [法務省「外国に居住しているため印鑑証明書を取得することができない場合の取扱いについて」](https://www.moj.go.jp/MINJI/minji05_00346.html)
– [法務省「令和6年4月1日以降にする所有権に関する登記の申請について」](https://www.moj.go.jp/MINJI/minji05_00589.html)
– [法務省「住所等変更登記の義務化について」](https://www.moj.go.jp/MINJI/minji05_00693.html)
